의전의 사전적 의미는 `예를 갖추어 베푸는 각종 행사 등에서 행해지는 예법`으로서 이는 곧 `사람과 사람과의 관계를 평안하고 평화스럽게 하는 기준과 절차`라고 한다.

의전에 정한 기준과 절차는 항상 고정돼 변하지 않는 것이 아니라 때와 장소에 따라 달라진다. 중국의 고서인 `예기(禮記) 곡례(曲禮)`편에는 "때에 따라 마땅한 바에 쫓고 남의 나라에 가서는 그 나라의 풍속에 쫓는다"라고 기록돼 있다.

의전은 문화의 전승을 이어주고 바람직한 방향으로 사회질서를 유지시켜 주는 순기능을 한다. 또한 국가의 상징과 더불어 국민들을 하나로 통합하는 촉매제로 역할을 하기도 한다. 국왕이나 대통령 취임식, 근위병 교대식, 전물군경 유해 송환식 등을 국가나 정부차원에서 주도하는 의전 행사로 치루고 있다. 이는 한 국가를 지탱하고 권위를 유지하는 것이 그 사회의 활력을 유지하는 상징물로 보기 때문이다.

일반적으로 의전행사는 중앙정부 및 지자체의 공식적인 업무수행과 관련해 이뤄지는 각종 의식을 말한다. 그러나 요즈음에는 일반기업에서도 창립기념행사, 신제품발표회, 언론간담회 등 다양한 형태로 의전행사가 이뤄진다.

의전은 일반적으로 행사를 통해 나타나는데 행사의 성공 여부가 의전의 실수 없이 행해지는 것에 의해 좌우된다고 본다.

행사는 특정한 목적을 가지고 일정한 형식과 규칙에 따라 집단으로 이뤄지는 일련의 과정이라 할 수 있다. 행사에는 특정한 목표의식이 있어야 한다. 누구를 위해 무엇 때문이라는 목표를 명확하게 하지 않으면 그 의미를 상실 한 채 일과적인 모습으로 비치게 된다.

누구를 위해 그리고 무엇 때문이라는 목적을 명료하게 하면 그 다음에 필요한 것이 어떻게 거행할 것인가가 된다. 행사의 목적에 합치시키기 위한 효과 있는 방법의 추구가 되는 것이다. 그러므로 행사가 불특정 다수의 단순모임으로 전락되지 않도록 하기 위해 세심한 사전 준비와 주도면밀한 집행이 필요하다. 그리고 사후평가를 통한 제반사항의 관리가 필수적으로 요구된다.

또한 행사는 일정한 형식과 정해진 룰이 존재한다. 형식은 행동을 유도하고 패턴은 행동의 원리가 된다. 형식에서부터 행동이 태어나고 그 행동은 형식에 의해 방향성을 유지할 수 있다.

행사는 많은 사람의 협력이 없으면 성공하지 못한다. 행사에 의해 인간은 협력하고 이의 중요성을 행사에 의해 알게 되는 것이다. 그리고 형식을 통해 공동생활의 중요함과 사회성을 자신도 모르는 사이에 스스로 배양하게 된다.

그리고 행사에는 일정한 활동이 존재한다. 행사 중에는 몸을 움직이는 활발한 행사도 있고 두뇌만 사용하는 조용한 행사도 있다. 신체를 사용하는 행사나 머리를 쓰는 행사 모두 인간을 활성화 시킨다. 행사는 감정표현이나 연대감을 나타내는 활동의 장이기 때문이다.

마지막으로 행사는 시간을 엄수한다든가 차례와 질서를 지키는 등 규칙을 지키는 것이 중요하다. 행사에 일정한 규칙이 있기 때문에 그것은 질서를 유지해야 하는 사회의 훈련이라고 할 수 있다.

행사에 있어 가장 중요한 것은 좌석배치와 행사 식순이라고 본다. 실제 행사나 회의를 할 때 좌석배치와 배열은 각계 분야의 인사에 대해 서열을 정하는 결과가 되므로 행사관계 실무자가 가장 고충을 느끼는 일이기도 하다.

이 문제는 상당히 미묘해 다른 모든 것이 잘 됐다 하더라도 좌석 배치가 잘못되면 회의나 행사의 분위기를 흐리고 나중에 여러 잡음에 시달리게 되는 경우도 없지 않다. 회의나 행사참석자의 서열을 일률적으로 정하기는 어려운 일이다. 행사의 성격, 당해 행사와의 관련성 등 행사 참여도를 감안해 원만하고 조화로운 좌석배열을 결정해야 한다.

마찬가지로 행사 진행 순서인 식순은 행사의 종류에 따라 달리하는데 정부 의전편람에 따르는 것이 일반적이다. 그러나 식순은 의식이나 진행상 편의에 따라 적절히 신축성 있게 조정해 행사의 의미를 더하는 것이 중요하다.

전용석 농협중앙회 대전지역본부장

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